Вопросы и ответы

Бухгалтерские вопросы

  • 1. Возможно ли принимать к учету документы по длящимся услугам с датой позднее, чем окончание отчетного периода?

    Возможно. Если первичный учетный документ, подтверждающий факт оказания длящихся услуг за истекший месяц, составлен непосредственно после окончания месяца, в котором был совершен факт хозяйственной жизни, в течение разумного срока, но до даты представления декларации (до 28 числа), то, по мнению Департамента, такие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы, следует учитывать в том отчетном периоде, к которому они относятся, о чем должно быть указано в документе. (ПИСЬМО МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 27 июля 2015 г. N 03-03-05/42971)
  • 2. При каких условиях электронный счет-фактура считается выставленным от продавца, и какая дата считается датой выставления?

    Датой выставления покупателю счета-фактуры в электронной форме связи считается дата поступления файла счета-фактуры Оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого Оператора электронного документооборота.

    Электронный счет-фактура считается выставленным, когда продавец получил подтверждение Оператора электронного документооборота о поступлении файла счета-фактуры на сервер оператора (п. 1.10 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н ).

    В подтверждениях Оператора ЭДО строго фиксируются даты выставления и получения электронного счета-фактуры (п. 1.10 -1.11 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н) .

  • 3. Возможно ли выставить электронный счет-фактуру или другие электронные документы задним числом?

    Невозможно. В подтверждениях Оператора ЭДО строго фиксируются даты выставления и получения электронного счета-фактуры (согласно п. 1.10 -11 Порядка Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н) , причем оператор ЭДО является независимой от налогоплательщика и налоговой третьей стороной. Именно по этим датам устанавливается принадлежность счета-фактуры к налоговому периоду и именно эти даты будут интересовать контролирующие органы при проведении проверок. Таким образом, выставить легитимный электронный счет-фактуру «задним числом» не получится.

  • 4. При нарушении пятидневного срока для выставления счета-фактуры будет ли продавцу предъявлен штраф?

    В соответствии с нормами ст. 120 НК РФ ответственность для продавца наступает за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Одним из таких нарушений является отсутствие счета-фактуры. Нарушение пятидневного срока выставления не является грубым нарушением и не влечет за собой штрафных санкций.

  • 5. В случае нарушения пятидневного срока выставления счета-фактуры может ли ФНС РФ не принять его?

    Если продавец выставил счет-фактуру с нарушением пятидневного срока, то это ему ничем не грозит. ФНС РФ может отказаться принять сумму налога по счету-фактуре к вычету, только если в нем есть ошибки, мешающие идентифицировать продавца, покупателя, товар (работы, услуги), имущественные права, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога (согласно п. 2 ст. 169  НК РФ ).

    Нарушение срока выставления не отражается на идентификационных реквизитах, поэтому к таким ошибкам не относится. Это подтверждает письмо Минфина от 25.01.2016 № 03-0711/2722.

  • 6. Возможно ли подписать отправляемый электронный счет-фактуру несколькими подписями – подписью руководителя и главного бухгалтера?

    В электронном виде это сделать невозможно. Документ формируется в одном экземпляре и подписывается одной электронной подписью (ЭП) руководителя или уполномоченного им лица (п. 6 ст. 169 НК РФ ). 

  • 7. Нужно ли после перехода на ЭДО дублировать (печатать и хранить) документы в бумажном виде?

    Не нужно. Согласно п.5 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Таким образом, составленные и выставленные по всем законодательным требованиям электронные документы являются юридически значимыми оригиналами. Поэтому хранить их можно в электронном виде. Что же касается электронных счетов-фактур, то для них прямо прописано обязательное хранение в электронном виде, так как согласно п.1.13 Приказа МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РФ от 10 ноября 2015 г. N 174н хранить их необходимо совместно со всеми технологическими документами, созданными при передаче через Оператора электронного документооборота.

    Таким образом, при хранении электронных документов необязательно их дублировать на бумаге. Бумажные копии электронных документов могут быть затребованы только «в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе».

  • 8. Какие действия необходимо выполнить бухгалтеру, чтобы принять документ к учету, переданный через сервис ЭДО

    Получить электронный документ в систему ЭДО, проверить данные по поступившему документу (цены, номенклатурные позиции и т.д.), утвердить документ, подписать ЭП и отправить ответный документ контрагенту. Документ также необходимо провести в реестрах учетной системы для принятия к учету.

  • 9. В какой момент нужно использовать ЭДО при продаже товара: в момент отгрузки товара, до отгрузки товара или после отгрузки товара (спустя, например, неделю).

    Все первичные документы в бухгалтерском учете должны составляться в момент совершения операции или сразу после неё. ИФНС придерживается строгого требования: сроки отгрузки товара, указанные в товарной накладной (ТОРГ-12), должны совпадать с реальными. Дата составления накладной должна совпадать с датой отгрузки товара. Именно поэтому накладную целесообразнее составлять: либо непосредственно в момент отгрузки, либо сразу после ее окончания.

  • 10. Как поступить бухгалтеру, если допущена ошибка при выставлении счета-фактуры?

    Порядок исправления ошибок в счете-фактуре, который представляет собой документ налогового учета, определен гл. 21 НК РФ .

    Исправление счетов-фактур происходит путем создания новых документов: исправленных и корректировочных счетов-фактур.

    Так, если в выставленном счете-фактуре обнаружены ошибки и документ не соответствует реально совершенной хозяйственной операции (например, сделана ошибка в реквизитах контрагентов или сделана техническая ошибка в сумме), то взамен его составляется исправительный счет-фактура. 

    Корректировочный счет-фактура выставляется в том случае, если уже после завершения хозяйственной операции произошло изменение стоимости товаров и услуг ( п. Приложения 2 Постановления №1137 ). Основанием для выставления корректировочного счета-фактуры является новый первичный документ (п.10 ст. 172 НК РФ).

    Процессы работы бухгалтера с электронными и бумажными корректировочными и исправленными счетами-фактурами идентичны.

    При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем направляется продавцу через Оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в уведомлении об уточнении счета-фактуры ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде в соответствии с настоящим Порядком. ( Приказ Минфина №174н ).

    Порядок обмена исправленным или корректировочным счетом-фактурой ничем не отличается от порядка обмена первоначальным электронным документом. 

  • 11. Как признать электронный документ недействительным? Достаточно ли в соглашении об аннулировании подписи получателя документа?

    Для признания электронного документа недействительным необходимо произвести аннулирование документа посредством функционала системы ЭДО.

    Согласно ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в первичных учетных документах допускаются исправления. При этом исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Безусловно, исправление электронных первичных документов имеет ряд особенностей. В настоящий момент никаких нормативных актов, регулирующих процесс признания оформленного и подписанного сторонами документа недействительным, не существует.

    Любая из сторон сделки, обнаружившая несоответствие оформленного и подписанного сторонами первичного учетного документа факту хозяйственной жизни, влекущее за собой необходимость аннулирования такого документа, формирует контрагенту предложение об аннулировании, которое тот, в случае согласия, подписывает. В результате подписанный электронный первичный документ признается аннулированным. Следует отметить, что само по себе такое аннулирование - это не физическое уничтожение документа, а лишение этого документа юридической силы.

    ! Аннулирование утвержденного документа одной из сторон не влечет аннулирование сделки (как и порча, потеря одного экземпляра "бумажного" документа, подписанного в двух экземплярах двумя сторонами). Инициатором аннулирования может быть, как отправитель, так и получатель документа.

    !! Аннулировать можно только утвержденный документ (если есть хотя бы одна утвержденная редакция).

    !!! После аннулирования работа с документом невозможна: его нельзя изменить, провести и т.д.

  • 12. В чем отличие корректировочного счета-фактуры от исправительного счета-фактуры?

    При уточнении счета-фактуры, прежде всего следует различать случаи, когда составляется корректировочный счет-фактура (КСФ), а когда в уже существующий счет-фактуру вносятся исправления. Важно понимать, что корректировочный счет-фактура (КСФ) имеет отдельную форму, а исправленный счет-фактура (ИСФ) – это, по сути, тот же самый счет-фактура, в который внесли исправление и зафиксировали это исправление в новом документе порядковым номером. 

    Корректировочный счет-фактура

    Корректировочный счет-фактура выставляется при изменении стоимости реализованных товаров, произведенных работ, оказанных услуг (другими словами, при изменении налоговой базы). Уменьшение или увеличение стоимости (графа 5 счета-фактуры) может быть вызвано, в том числе, изменением цены (графа 4), уточнением количества или объема товаров, работ или услуг (графа 3). 

    Еще одним важным условием составления корректировочного счета-фактура (КСФ), согласно п. 10 ст. 172 НК РФ , является некое согласие сторон, что стоимость будет изменена. Это согласие может быть оформлено в виде дополнительного соглашения (как двусторонний документ), в виде уведомления (односторонним документом) и первичным документом (например, Актом об установленном расхождении). В каждом конкретном случае можно поступать так, как удобнее продавцу и покупателю.

    Права и обязанности перед бюджетом, зафиксированные в корректировочном счете-фактуре относятся к периоду, в котором он был выставлен. Так, на основании корректировочного счета-фактуры (КСФ), составленного в сторону уменьшения суммы отгруженных товаров (работ или услуг) у продавца возникает право получить вычет НДС. То есть теперь, если продавец часть товара не довез, он формирует отрицательный счет-фактуру, сумма товара и соответственно налога уменьшается, а значит он имеет право на вычет разницы между исходным НДС и НДС по корректировочному счету-фактуре ( п.1 и п.2 ст. 169 НК РФ ). А вот покупатель в этом случае должен восстановить разницу между суммой НДС представленного к вычету исходного счета-фактуры и суммой НДС корректировочного счета-фактуры. Такая обязанность у него возникает в том налоговом периоде, когда он получил на руки корректировочный счет-фактуру (КСФ) или исправленные первичные документы ( п. 3, ст. 170 НК РФ ). В случае, если сумма товаров (работ или услуг) увеличилась, увеличился и НДС, а значит покупатель имеет право на основании корректировочного счета-фактуры (КСФ) получить «добавки» вычета ( п. 13, ст. 171 НК РФ ).

    Исправленный счет-фактура

    Исправление в счете-фактуре производится в том случае, если в документе обнаружена именно ошибка (например, опечатка, неверная налоговая ставка, ошибка в реквизитах), а также при начислении бонусов без изменения цены реализованного товара и при возврате товара. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура (ИСФ). Вне зависимости от даты внесения исправлений — права и обязанности перед бюджетом относятся к периоду, когда был выставлен первоначальный счет-фактура.

    Исправление ошибок

    Отметим, что не на всякую ошибку в счете-фактуре необходимо составлять новый исправленный экземпляр. Согласно Постановлению №1137, если ошибка не приводит к отказу в возмещении НДС (например, не препятствует налоговым органам идентифицировать покупателя или продавца, определить наименование товара (работ, услуг), стоимость, налоговую ставку или сумму налога), то бухгалтеру не нужно составлять исправленный счет-фактуру. В случае, если бухгалтер найдет ошибку в корректировочном счете-фактуре, то уместным будет проверить и исходный счет-фактуру на предмет наличия аналогичной ошибки: если ошибка есть в обоих документах, то исправлять её придется путем составления двух исправленных счетов-фактур — отдельно к первоначальному и к корректировочному счетам-фактурам.

    Отдельно следует сказать об исправлениях счетов-фактур, выставленных до вступления в силу Постановления №1137 .

    Согласно данному постановлению исправления счетов-фактур, составленных по старой форме в бумажном или электронном виде, вносятся старым способом, путем зачеркивания неверного показателя.

  • 13. Могут ли электронные документы использованы в судебном процессе в качестве доказательства?

    Документы, полученные средствами электронной связи и подписанные электронной подписью, приравниваются к письменным доказательствам ( согласно ст.75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ) и согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы. В случае отсутствия возможности использовать в качестве доказательств электронные документы, тогда достаточно будет сделать бумажные копии, заверить их печатью организации и подписью руководителя.

    АПК устанавливает случаи, в которых документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети “Интернет”, а также документы, подписанные ЭП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств. Если копии документов представлены в электронном виде, суд может потребовать оригиналы документов (ч.3 ст. 75).

    Арбитражный процессуальный кодекс (далее – АПК) признает электронные документы в качестве письменных доказательств. Закон определяет письменные доказательства как «содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа» (ч. 1 ст. 75 АПК).

    Каждое лицо, участвующее в деле, обязано доказать обстоятельства, на которые оно ссылается как на обоснование своих требований и возражений. ЭД, предъявляемые в качестве доказательств должны иметь юридическую силу, только тогда они будут признаны судом допустимыми доказательствами и положены в основу решения.

    Юридическую силу ЭД придают подтвержденные полномочия его создателя, подлинность, а также обязательные реквизиты, к которым относится подпись уполномоченного лица, в том числе электронная.

    Согласно ст. 55 Гражданского процессуального кодекса (ГПК), сведения о фактах, имеющих значение для правильного разрешения дела «могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов».

    ГПК РФ напрямую относит ЭД к письменным доказательствам и уточняет возможные способы их получения. Так, ч. 1 ст. 71 определяет письменные доказательства как «документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи либо иным позволяющим установить достоверность документа способом».

    Схожие положения есть в ГК РФ. «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (п. 2 ст.434)

    П. 2 ст. 160 ГК устанавливает, что использование при совершении сделок электронной подписи, как и другого аналога собственноручной подписи, допускается в предусмотренных законом случаях или по соглашению сторон.

    Также на официальном сайте Высшего Арбитражного Суда РФ , предварительно заполнив форму, существует возможность отправить документы в арбитражные суды в электронном виде без электронной подписи. Сервис позволяет предоставить только сканированные версии документов. Файлы в формате xml предоставить на текущий момент невозможно.

  • 14. Как долго можно хранить подписанные электронные документы? Ведь сертификат ключа проверки электронной подписи имеет ограниченный срок годности.

    Хранение первичных бухгалтерских документов должно осуществляться в среднем не менее пяти лет, а сертификат электронной подписи выдается и действует всего один год.

    Если вдруг к концу этого срока произойдет истребование документов, потребуется доказать, что сертификат был действителен в момент подписания. Поэтому Операторы ЭДО используют специальный формат подписи – усиленную квалифицированную электронную подпись. Она может подтверждать момент создания электронной подписи и действительность сертификата на тот отрезок времени.

    Поэтому при использовании усовершенствованной квалифицированной электронной подписи можно не волноваться о юридической значимости документов, хранящихся в электронном архиве.

     

Задать вопрос:

имя
телефон
e-mail
вопрос
captcha
CAPTCHA
Осталось заполнить поля:

Отправлено

Спасибо, ваша заявка принята.